Mentre ci avviciniamo al 2025, prima di stilare la cara e vecchia lista dei buoni propositi per il nuovo anno, è tempo di riflettere sui successi e sulle sfide che abbiamo affrontato.
Il fondamento da cui partire è l’evidenza che il mondo è sempre più in evoluzione e in maniera sempre più rapida: la capacità di adattarsi e migliorare è fondamentale per la crescita e il successo a lungo termine. Ed è qui che entrano in gioco le retrospettive.
Quando un’azienda affronta un periodo difficile per svariate ragioni, fermarsi e guardare indietro permette di correggere la direzione con l’obiettivo di raggiungere la meta desiderata nei tempi e con i mezzi più opportuni, aggirando gli ostacoli.
Le retrospettive sono momenti dedicati all'analisi del lavoro svolto, che hanno lo scopo di identificare punti di forza, debolezze e aree di miglioramento. Non si tratta solo di individuare gli errori, ma di capire cosa ha funzionato bene, cosa no e perché, per poter imparare e crescere come individui e come team.
Perché le retrospettive sono importanti per un’azienda?
Soprattutto per le aziende italiane di medie dimensioni come la tua, le retrospettive offrono una serie di vantaggi:
Contribuiscono all’evoluzione culturale: Dedicare tempo e attenzione alle retrospettive significa passare un messaggio forte all'intera organizzazione. Significa dimostrare che l’opinione di ogni persona conta e che gli errori non dovrebbero essere nascosti, ma condivisi per essere risolti insieme. Nel contesto aziendale italiano, dove la gerarchia e la tradizione spesso prevalgono, questo approccio può rappresentare un vero e proprio cambio di paradigma: favorisce infatti un ambiente di lavoro più aperto, collaborativo e innovativo.
Migliorano la comunicazione e la collaborazione: Le retrospettive creano uno spazio sicuro in cui i membri del team possono condividere apertamente feedback, idee e preoccupazioni, senza timore di giudizi o ripercussioni. Questo promuove un clima di fiducia e trasparenza, che sono gli elementi essenziali per un lavoro di squadra efficace. Pensa a una squadra di calcio: per vincere, i giocatori devono fidarsi gli uni degli altri per passarsi la palla nel momento giusto nel posto giusto. Allo stesso modo, in azienda, la comunicazione aperta e la collaborazione sono fondamentali per raggiungere gli obiettivi aziendali.
Aumentano l'efficienza e la produttività: Le retrospettive aiutano a identificare i colli di bottiglia e gli ostacoli che rallentano i processi, perché fanno spazio all’implementazione di soluzioni concrete per ottimizzare i flussi di lavoro e massimizzare la produttività. Spesso questi colli di bottiglia sono nascosti dalle stratificazioni organizzative e solo un'analisi attenta e condivisa può portarli alla luce. Ad esempio, un'azienda di produzione potrebbe scoprire, attraverso una retrospettiva e al contributo di un operatore, che un passaggio manuale nel processo produttivo rallenta l'intero flusso di lavoro. Automatizzando questo passaggio, l'azienda potrebbe aumentare significativamente la propria efficienza.
Promuovono l'innovazione e la crescita: Analizzando le esperienze passate, si possono individuare nuove opportunità di miglioramento e di sviluppo, stimolando la creatività e l'innovazione all'interno dell'azienda. Le retrospettive permettono di guardare al passato con occhi nuovi, individuando soluzioni innovative che prima non erano state considerate. Un'azienda di software, ad esempio, potrebbe utilizzare le retrospettive per analizzare feedback raccolti da utenti e sviluppatori, identificando nuove funzionalità o miglioramenti al prodotto che rispondano meglio alle esigenze del mercato.
Favoriscono il senso di responsabilità condivisa: Quando il team viene coinvolto nelle retrospettive, si crea un senso di ownership e di responsabilità collettiva nei confronti degli obiettivi aziendali. Ogni retrospettiva dovrebbe terminare con un piano d’azione concreto, reso più efficace dall’impegno preso davanti agli altri e dalla consapevolezza dell’impatto del proprio lavoro nel gruppo. Questo è particolarmente sentito nelle aziende italiane, dove il senso di appartenenza e la lealtà all'azienda sono ancora valori importanti (seppure non più come un tempo).
Come si conduce una retrospettiva efficace?
Che si tratti di una retrospettiva individuale o di team, ci sono alcuni elementi chiave da tenere a mente per condurre una retrospettiva in maniera efficace:
Definisci l'obiettivo: Cosa vuoi ottenere da questa retrospettiva? Quali aspetti del lavoro vuoi analizzare? Ad esempio, se l'obiettivo è migliorare la comunicazione all'interno del tuo team, la retrospettiva dovrebbe focalizzarsi sulle dinamiche di gruppo e sugli strumenti di comunicazione utilizzati.
Crea un ambiente sicuro e collaborativo: Assicurati che tutti i partecipanti si sentano a proprio agio nell'esprimere le proprie opinioni, senza timore di giudizi o ripercussioni. Un facilitatore esperto, interno o esterno all’azienda, può aiutare a creare un clima di fiducia e a gestire eventuali conflitti.
Utilizza un metodo strutturato: Esistono diverse tecniche e framework per condurre retrospettive (ad esempio, "Start, Stop, Continue" , "Glad, Sad, Mad", “The 3 Ls: Liked, Learned, Lacked”, o altre che puoi trovare qui). Scegli quello più adatto alle tue esigenze e al contesto specifico. Ad esempio, per una retrospettiva focalizzata sull'analisi di un progetto, il metodo delle 3 L (Liked, Learned, Lacked) potrebbe essere il più efficace.
Focalizzati sulle azioni concrete: La retrospettiva non deve limitarsi a una semplice analisi del passato: è fondamentale individuare azioni concrete e misurabili per implementare i miglioramenti identificati. Ad esempio, se durante la retrospettiva emerge la necessità di migliorare la gestione delle risorse e delle fasi dei progetti, un'azione concreta potrebbe essere quella di adottare un nuovo software di project management.
Rendi le retrospettive un'abitudine: Per ottenere risultati significativi, è importante integrare le retrospettive nel flusso di lavoro in modo regolare, ad esempio alla fine di ogni progetto, sprint o trimestre. La frequenza delle retrospettive dipenderà dalle esigenze specifiche dell'azienda e dal tipo di lavoro svolto.
Un consiglio da amico:
Coinvolgi nelle retrospettive le persone più brillanti e preziose per la tua azienda, indipendentemente dalle simpatie personali. Il loro contributo, anche se critico, sarà fondamentale per la crescita della tua impresa.
Un buon facilitatore saprà aiutare loro e le persone più introverse ad aggiungere valore alla conversazione, mentre saprà contenere le persone che normalmente monopolizzano l’attenzione, spesso ripetendosi e imponendo le proprie idee.
Il successo nel 2025 non si costruisce solo guardando avanti, ma anche imparando dal passato. Le retrospettive sono uno strumento potente per raggiungere questo obiettivo.
Se hai domande o ti interessa un confronto sulle retrospettive che stai pianificando, sentiti libero di contattarmi. Sarò lieto di raccontarti la mia esperienza e l’esperienza delle altre aziende del network.
Raffaele Contino