Manuale pratico per la gestione del tempo
In questo articolo cercherò di riassumere tutto quello che ho imparato fino ad ora sulla gestione del tempo.
Ho sentito questo bisogno perché mi sono reso conto, soprattutto durante ciò che scaturisce durante le nostre tavole rotonde, che è una delle sfide più comuni e allo stesso tempo più impegnative da gestire per un imprenditore.
La prima cosa che ho imparato, e quella da cui poi parte tutto, è che è impossibile gestire il tempo. Lui va avanti da solo e se ne frega del fatto che noi avremmo bisogno di fermarlo per poter fare più cose!
La seconda cosa che ho imparato è che cercare di fare le cose troppo di fretta per essere più efficienti molto spesso non è una scelta efficace, in particolare quando si ha a che fare con le persone. Le relazioni richiedono sempre tempo e attenzione se vogliamo essere sicuri di sortire un qualsiasi tipo di impatto.
Partendo da questi presupposti, il mio punto di vista sul tema della gestione del tempo si traduce in due macro temi: la delega e le priorità.
Il processo di delega e le persone giuste nel posto giusto
Il primo elemento della delega è avere le persone giuste nel posto giusto: senza questa condizione, tutto il resto viene meno perché non c’è nulla di più time consuming che delegare qualcosa a qualcuno che non ha le capacità, la volontà o l’attitudine per portarla a termine.
Molto spesso mi capita di vedere situazioni in cui non esiste una persona a cui delegare (caso tipico è quello del CEO che fa anche il direttore commerciale e relative varianti), oppure situazioni in cui le persone individuate non hanno un livello adeguato per il ruolo.
Prima di poter iniziare qualsiasi processo di delega, come dicevo, è fondamentale avere le persone giuste al posto giusto. Se non sono presenti tra le tue risorse, è importante definire un piano per trovarle.
Dopodiché puoi seguire uno dei tanti metodi per la delega efficace, che più o meno hanno una stessa radice. Stephen Covey, nel suo celebre libro “The 7 habits of highly effective people” suggerisce di lavorare sin dall’inizio su 5 aree fondamentali:
Risultati. Definire in modo chiaro ciò che deve essere realizzato, focalizzandosi sul “cosa” e non sul “come”: sull’obiettivo quindi, non sul metodo;
Linee guida. Condividere i parametri di lavoro, gli errori comuni e le esperienze che possono aiutare ad ottenere il risultato desiderato;
Risorse. Concordare le risorse disponibili sia in termini finanziari che in termini organizzativi per raggiungere il risultato;
Responsabilizzazione. Accordarsi sugli standard attraverso cui sarà valutato il lavoro e una serie di momenti specifici in cui sarà valutato lo stato di avanzamento;
Conseguenze. Specificare quali saranno le conseguenze legate al raggiungimento (o meno) dell’obiettivo.
Covey chiama questo genere di delega “stewardship delegation”, molto diversa da quella che definisce “gofer delegation” in cui viene meramente richiesto di fare una determinata cosa in un certo modo (“go for this, go for that”) e che dovrebbe essere utilizzata solo per attività non ripetitive e/o molto urgenti.
Non cercare di gestire il tempo, gestisci le priorità
Anche sul lato della definizione della priorità Covey ha già fatto un ottimo lavoro, pertanto mi limito a riassumere i principali concetti da lui individuati.
Le attività che svolgiamo quotidianamente si possono dividere in quattro categorie/quadranti:
Importanti e urgenti: sono quelle attività che ci tengono occupati la maggior parte del tempo e che ci fanno vivere costantemente in “modalità crisi”. L'unico modo per ridurle è dedicare tempo e risorse alle cose importanti e non urgenti, che vediamo subito a seguire;
Importanti e non urgenti: sono le nostre priorità, quelle attività che hanno un impatto fondamentale su quello che facciamo e che per un CEO tipicamente riguardano la strategia, l’organizzazione, la sistematizzazione e le relazioni importanti;
Non importanti e urgenti: sono quelle attività che spesso si travestono da importanti, come le interruzioni, alcune email impreviste, telefonate e meeting;
Non importanti e non urgenti: sono le perdite di tempo, le attività che potremmo catalogare come inutili (anche qui possono rientrare alcune email, telefonate e meeting).
Gestire il tempo significa, in realtà, gestire le priorità: in particolare, occuparsi per prima cosa nella giornata, nella settimana e nel mese delle attività che stanno nel quadrante II, quelle importanti e non urgenti.
Questo significa dedicare le prime ore del giorno, soprattutto nei primi giorni della settimana, a quei progetti che fanno la differenza. Soltanto dopo è ragionevole dedicare tempo e risorse alle attività del quadrante I, riducendo automaticamente il tempo a disposizione per le attività nel quadrante III e ancora di più nel IV.
Lavorando con costanza alle attività nel quadrante II si avrà una riduzione importante delle attività nel quadrante I, creando un circolo virtuoso attraverso cui sarà sempre più semplice dedicare tempo alle vere priorità.
Mettere in pratica
Personalmente sono un appassionato delle cose semplici. Di quelle, cioè, che con il 20% dello sforzo permettono di ottenere l’80% del risultato.
Suggerisco quindi di acquistare un notebook (possibilmente bello da tenere in mano e sfogliare…) e di annotare per prima cosa ogni mattina (o almeno ogni 2-3 giorni) le attività importanti che si devono completare. Di solito possono essere in un numero compreso tra 5 e 15.
Successivamente è necessario pensare se, tra queste attività, ve ne siano alcune delegabili.
Se sì, si può sostituire la voce dell’attività in elenco “Delegare [attività] a [persona]”. Se potrebbero essere delegabili, ma non c’è una persona giusta al posto giusto per farlo, si può aggiungere una nuova attività: “Definire un piano per mettere una persona giusta al posto giusto a cui delegare [attività]”.
Il passo successivo è definire le prime tre attività prioritarie, identificandole con un numero progressivo: 1, 2, 3.
Dopodiché non resta che iniziare a lavorare le priorità in serie, almeno per una buona parte della mattina (sono sufficienti 1,5-2 ore senza interruzioni). Tutti dovrebbero sapere che prima di una certa ora non si fanno riunioni (salvo eccezioni) e non si interrompe il lavoro focalizzato (salvo emergenze)!
Il resto della giornata dovrebbe essere speso a portare a termine le cose che magari sono meno importanti ma più urgenti, e quelle attività che hanno una grande leva (come per esempio la delega).
Ci sono ovviamente metodologie più precise ed efficaci, ma per mia esperienza anche molto più complesse. Con queste il risultato è spesso quello di non utilizzarle, se non per qualche giorno…
Spero che questo breve articolo ti sia stato utile per migliorare la tua gestione del tempo (ops, delle priorità!). Per approfondimenti o per un commento non esitare a scrivermi a raffaele@hikeupceoroundtable.com!