Settembre è il momento ideale per iniziare il processo di pianificazione strategica annuale: le menti sono più fresche e le persone hanno più spazio mentale per pensare creativamente.
Le organizzazioni di medie dimensioni occupano una posizione unica nel panorama imprenditoriale.
Hanno ampiamente superato la fase di startup, ma non hanno ancora raggiunto la scala e la complessità delle grandi imprese.
Questa via di mezzo presenta sia opportunità che sfide: da un lato hanno l'agilità per rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato; dall'altro lato hanno risorse limitate e potrebbero avere difficoltà a competere con operatori più grandi e consolidati.
Per questo è cruciale dedicare tempo e risorse alla pianificazione strategica, fornendo alle persone una tabella di marcia per realizzare una crescita sostenibile nel lungo periodo e gestire l’inevitabile cambiamento che essa richiede.
Tuttavia, i modelli tradizionali di pianificazione strategica, spesso progettati per le grandi aziende, potrebbero non essere la soluzione migliore per le organizzazioni di medie dimensioni.
È necessario un approccio più personalizzato, che riconosca le caratteristiche e le esigenze uniche di questo segmento.
Comprendere le Dinamiche delle Medie Aziende
Un buon processo di pianificazione strategica, in particolare per le organizzazioni di medie dimensioni, dovrebbe essere:
Flessibile: Il piano dovrebbe essere adattabile alle mutevoli circostanze e consentire correzioni di rotta secondo necessità. Oltre a una riflessione annuale più profonda dovrebbe includere altri momenti nel corso dell’anno utili a valutare i mutamenti in atto e ad allineare l’organizzazione attorno a un piano condiviso.
Partecipativo: Dovrebbe coinvolgere direttamente le persone chiave dell’azienda, garantendo il consenso e l'impegno da parte di chi è in grado di mettere a terra il piano e portare avanti le varie iniziative strategiche. Avere un team coeso e di qualità elevata è fondamentale se si vogliono ottenere risultati tangibili durante e dopo la pianificazione.
Orientato all'azione: Il piano dovrebbe concentrarsi su obiettivi e iniziative concrete, con tempistiche e responsabilità chiare. Troppo spesso si esce da momenti di riflessione strategica con idee troppo vaghe e concetti solo abbozzati: questo di fatto genera lentezza che in molti casi viene risolta troppo tardi e da iniziative individuali, spesso subottimali.
Consapevole delle risorse: Dovrebbe considerare le risorse disponibili dell'organizzazione e dare priorità alle iniziative che offrono il massimo valore. Le priorità sono il vero motore dell’azienda: io le chiamo “cantieri” perché danno l’idea di qualcosa dove bisogna sporcarsi le mani e che bisogna chiudere entro una certa data, consegnando risultati concreti (come minimo aver provato che una certa cosa non va fatta o non va fatta in un certo modo)
Il modo migliore e più efficace per una pianificazione strategica che porti risultati tangibili e concreti è prima di tutto creare uno spazio fisico e temporale affinché essa possa avvenire.
Nella mia esperienza bastano cinque giorni all’anno: 2 giorni consecutivi per la pianificazione annuale e 1 giorno ogni trimestre per allineare obiettivi e azioni.
Pianificazione Annuale: due giorni per creare il proprio futuro
Può sembrare controintuitivo, ma fermare una buona parte dell’azienda una volta all’anno per due giorni non solo è utile, ma anche efficiente.
Pensa a quante riunioni improduttive, cambi di programma e comunicazioni inutili si possono eliminare quando tutta l’organizzazione sa dove deve andare e quali sono le priorità per i prossimi mesi.
Per questo una volta all’anno ti suggerisco di bloccare per due giorni consecutivi le agende delle tue persone chiave (tendenzialmente i primi riporti del CEO, quelle che fanno la differenza) e di organizzare un semplice evento, fuori dalle mura aziendali (basta una sala meeting dell’hotel dall’altra parte della strada…).
Cosa fare in questi due giorni? Gli obiettivi dovrebbero essere due: creare un team sempre più coeso in cui ciascuno si può fidare dell’altro e chiarire la strategia aziendale.
Per quanto riguarda il primo obiettivo si possono integrare vari esercizi o attività di team building, ma il solo fatto di pranzare insieme (e magari cenare e passare una serata in compagnia in una bella località non troppo distante) può bastare.
Per quanto riguarda la strategia gli step classici, sempre utili sono:
Analisi Interna: quali sono i valori che ci muovono (perché prendiamo le decisioni che prendiamo)? Quali sono le nostre competenze distintive, il luogo in cui diamo il meglio di noi e forniamo il massimo valore per i nostri clienti? Dove vogliamo andare nel lungo periodo? Quali sono i nostri punti di forza e i nostri punti deboli?
Analisi Esterna: quali sono le tendenze del mercato, il panorama competitivo, le esigenze attuali e nascenti dei clienti? Quali sono i riferimenti normativi e come potrebbero evolvere in futuro?
Formulazione della Strategia: quali sono i mercati target (quelli su cui lavorare attivamente)? Qual è la proposta di valore dell’azienda e come si differenzia dalle altre presenti sul mercato? Qual è il percorso di acquisizione e mantenimento dei clienti? In che modo garantiamo la loro soddisfazione?
Pianificazione Strategica: come sarà fatta l’azienda tra 3 anni (sono abbastanza per immaginare ma troppo pochi per fare voli pindarici…)? Quali sono le 3-5 iniziative strategiche che dovranno essere fatte entro l’anno prossimo per arrivarci e chi è la persona responsabile per ciascuna di esse? Quali sono le priorità (i cantieri) su cui l’azienda deve focalizzarsi per i prossimi 3 mesi? Chi deve fare cosa?
Allineamento trimestrale: monitorare a aggiustare la strategia
Non so se ci sono degli studi scientifici al riguardo, ma quando ne parlo con imprenditori e manager, annuiscono inevitabilmente: più o meno ogni 3 mesi iniziamo a perdere coerenza nelle azioni e abbiamo bisogno di fermarci e riallinearci.
Per fare le cose per bene di solito serve una giornata, meglio anche in questo caso fuori dalle mura aziendali, ma può bastare anche mezza giornata se si vuole fare lo stretto necessario.
L’allineamento trimestrale è il momento giusto per analizzare quanto fatto nei tre mesi precedenti, per verificare se quanto ci siamo promessi tre mesi prima è stato fatto e quali sono stati gli errori da cui trarre insegnamenti per tutti.
È anche il momento per verificare cosa sta succedendo intorno a noi e al nostro interno e risolvere i temi critici più pressanti (di solito riguardano l’organizzazione, i sistemi aziendali e/o i processi aziendali).
Ma soprattutto è il momento ideale per definire le nuove priorità per i prossimi tre mesi, riallineare tutti attorno a una strategia chiara e condivisa e ripartire con rinnovata energia dal giorno seguente.
Il Processo di Pianificazione Non Finisce Mai
Ma il processo di pianificazione in realtà non finisce mai, perché per fare accadere le cose bisogna poi entrare nei dettagli, mettere le mani in pasta e declinare le decisioni strategiche all’interno delle attività quotidiane.
Questo richiede la partecipazione di tutti e dal mio punto di vista si realizza attraverso due pratiche fondamentali.
La prima è comunicare a tutti in modo chiaro e trasparente ciò che emerge dagli incontri di pianificazione annuale e allineamento trimestrale: le decisioni, i chiarimenti, ma anche i dubbi e i challenge su cui l’azienda dovrà continuare a lavorare. Questo si può fare organizzando un evento aziendale, oppure semplicemente inviando a tutti una comunicazione nel formato che si addice di più alla cultura aziendale (giornalino cartaceo, email, video o audio messaggio, etc.).
La seconda pratica, ancora più importante, è fare sì che ciascun team declini gli obiettivi annuali e le priorità trimestrali all’interno della propria agenda e che ne monitori l’avanzamento attraverso incontri regolari e frequenti, idealmente settimanali, in cui monitorare anche i KPI e risolvere i temi critici che inevitabilmente emergono lungo il percorso.
Se ti interessa approfondire questi concetti fammelo sapere: ho la fortuna di lavorare costantemente con aziende e amministratori delegati che implementano veramente queste best practice e sarò lieto di raccontarti quello che vedo e metterti in contatto con persone che hanno affrontato i tuoi stessi problemi.
Raffaele Contino
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